[Thủ thuật] Làm gì khi hòm thư Gmail quá đầy?

Nếu bạn đã dùng hết 15GB miễn phí mà Google cấp cho Gmail, hãy áp dụng các cách sau để xo giảm bớt dung lượng của nó.

1. Xóa các tệp tin đa phương tiện không dùng đến

Một email được đính kèm các tệp tin đa phương tiện như mov, mp3, wav… có dung lượng lớn hơn đáng kể so với một email thông thường. Nếu hòm thư của bạn có nhiều email dạng này cũng sẽ là nguyên nhân khiến không gian lưu trữ của Gmail mau hết. Nếu không còn nhu cầu sử dụng chúng, bạn hãy sử dụng ô tìm kiếm của Gmail để lọc chúng theo cú pháp filename:phan_mo_rong, chẳng hạn filename:mp3, filename:mov hay filename:wav…, Gmail sẽ hiển thị toàn bộ các email có tệp tin đính kèm là các file có đuôi tương ứng. Lúc này bạn chỉ cần chọn những email không còn dùng đến và xóa chúng đi.

Một cách khác để lọc các email có tệp tin đính kèm (không phân biệt phần mở rộng): click vào mũi tên xổ xuống ở cuối ô tìm kiếm và đánh dấu mục Has attachment.

2. Soạn thư với định dạng văn bản dạng thuần

Các email ở định dạng HTML – email đi kèm nhiều hình ảnh, chữ được in đậm, gạch chân, in nghiêng, tô màu… có dung lượng không hơn là bao so với những email có định dạng văn bản thuần, nhưng nếu cộng dồn cả trăm, thậm chí cả nghìn email trong vài năm qua, bạn sẽ suy nghĩ lại. Do vậy, nếu không thực sự cần thiết thì bạn nên soạn thư với định dạng văn bản thuần bằng cách click vào mũi tên xổ xuống ở phần cuối ô soạn thư và chọn Plain text mode.

Khi trả lời một email nào đó, bạn có để ý rằng những email trước đó thường được trích lại ở dạng in nghiêng? Với những email được trả lời nhiều lần thì những dòng trích này không những gây nhầm lẫn mà còn gây lãng phí dung lượng hộp thư. Do vậy khi trả lời email, bạn hãy xóa toàn bộ những email được trích lại, hoặc chỉ giữ lại những phần quan trọng.

3. Xóa những email quá cũ

Ô tìm kiếm của Gmail có thể giúp bạn lọc ra các email quá cũ mà có lẽ bạn chẳng bao giờ động đến lần thứ 2 trong đời. Tại ô tìm kiếm, nhập theo cú pháp older_than:2y để lọc các email từ 2 năm trở về trước – bạn có thể thay đổi số năm tương ứng, sau đó chọn và xóa toàn bộ những email trong danh sách này.

Ngoài ra bạn có thể lọc thêm email theo label (nhãn) hoặc theo tên người gửi để chắc chắn rằng những email mà bạn xóa là không thực sự cần thiết, chẳng hạn những thư quảng cáo, PR, hoặc thư tin tức từ một diễn đàn rao vặt mà bạn trót đăng ký trong quá khứ.

4. Tìm kiếm theo kích thước tệp đính kèm

Trong ô tìm kiếm của Gmail, bạn nhập larger:dung_luong_file, chẳng hạn larger:5m để tìm toàn bộ các email có dung lượng lớn hơn hoặc bằng 5MB, hoặc click mũi tên xổ xuống ở cuối ô tìm kiếm và sử dụng các tùy chọn dung lượng tại đây. Cuối cùng tìm những email bạn không còn cần đến và xóa chúng đi.

5. Sao lưu email về máy tính

Nếu không muốn để mất email cũ thì trước khi xóa chúng, bạn có thể tải những email này về một chương trình quản lý email trên máy tính như Outlook hay Thunderbird. Trước tiên bạn cần tùy chỉnh thiết lập trong Gmail để cho phép các trình quản lý này lấy email về máy tính qua giao thức POP hoặc IMAP bằng cách vào Gmail > Settings > Forwarding and POP/IMAP > Chọn Enable POP for all mail hoặc Enable IMAP. Trên các chương trình quản lý email, bạn khai báo các thông tin phù hợp để tải thư, sau đó xuất ra và lưu trữ trên máy tính.